Avant d’entreprendre toute démarche d’évaluation, il y a quatre étapes préalables à réaliser :
1. Déterminer les objectifs et préciser les raisons de l’évaluation
2. Répondre aux questions préparatoires pour s'assurer que l'évaluation est pertinente et réalisable
3. Constituer un comité d'évaluation
4. Choisir une évaluation interne, externe ou mixte

1. LES OBJECTIFS ET RAISONS DE L’ÉVALUATION : ÉVALUER POURQUOI ET POUR FAIRE QUOI ?
Il existe deux demandes d’évaluation :

Dans les deux cas l’évaluation est une opportunité pour vous poser les questions qui vous concernent en tant qu’acteur.

Pourquoi évaluer cette action ? La question générique de l'évaluation, "est-ce que ça marche ?", est trop vague, elle doit être précisée. Plusieurs questions peuvent être posées à propos d’une action donnée à un moment donné de son existence :
• Ce peut être en cours d’action : par exemple, pourquoi rencontrons-nous des difficultés pour réaliser l’action ? Touchons-nous le public que nous voulons ? La mise en oeuvre se déroule-t-elle comme prévu ?…
• Ce peut être en fin de phase ou en fin d’action : par exemple, quels résultats avons-nous obtenus ? Avons-nous contribué à réduire le problème qui a justifié la création de cette action ? Cette action a-t-elle entraîné des effets inattendus ?…
IMPORTANT. Ne vous arrêtez pas à une "commande" du financeur : posez-vous les questions qui vous concernent en tant qu'acteur.

Que va-t-on faire des réponses de l'évaluation ? Comment allons-nous utiliser les résultats ? En général, il y a une ou des décisions importantes à prendre. Ce peut être de poursuivre l’action, de l'étendre, de la transformer, de l'arrêter, de la reproduire ailleurs…
Les différents acteurs se posent souvent des questions différentes sur l’action, car leurs préoccupations ne sont pas les mêmes. Leur utilisation de l'évaluation peut aussi être différente. Repérez ce qui est important pour chacun, les points de concordance et les divergences entre acteurs afin d’aboutir à un accord sur les questions retenues.

2. ÊTES-VOUS DANS DE BONNES CONDITIONS POUR ÉVALUER ? QUATRE QUESTIONS QU’ON PEUT SE POSER AVANT D’ENTREPRENDRE UNE ÉVALUATION
1/ Y a-t-il un réel besoin d'évaluer ? Même si l'évaluation est demandée par le financeur, il est indispensable qu’il y ait un réel besoin de connaissances à propos de l’action pour alimenter une prise de décisions.
2/ Y a-t-il une ouverture au changement ? Il est préférable qu’il y ait une motivation et une attitude positive des personnes concernées face à l'évaluation. Si le personnel n'est pas prêt à s'interroger sur ses pratiques ou ses conceptions, il vaut mieux différer l'évaluation, si cela est possible, pour permettre un temps d'explication et de préparation.
3/ Y a-t-il une disponibilité pour l'évaluation ? L'évaluation consomme du temps, il faut donc prévoir la place qu'elle occupera dans l'organisation du travail. Les périodes de surcharge de travail sont à éviter. Plus généralement, il faut pouvoir lui accorder des ressources, qu’il s’agisse du temps de travail du personnel (ressources internes), du temps de travail des partenaires ou de financements (ressources externes).
4/ Est-ce le bon contexte pour évaluer ? On ne doit pas recourir à l'évaluation pour tenter de résoudre un conflit ou un problème relationnel à l'intérieur de l'organisme ou avec les partenaires externes. L'évaluation, qui est centrée sur l’action et non sur les personnes, serait prise comme instrument dans le conflit et n'aboutirait à rien. Enfin, l'évaluation ne doit pas intervenir en cas de situation extraordinaire ou dans des périodes de pointe d'activité.

3. CONSTITUER UN COMITÉ D'ÉVALUATION
Pourquoi un "comité" ? Une évaluation est un processus à la fois technique et "politique", qui implique de nombreux acteurs directs et indirects de l’action. Une personne ne peut réaliser à elle seule une évaluation. Le comité d'évaluation est une instance collégiale qui organise l'évaluation dans la pluralité des approches. Pour favoriser la prise de recul, la coordination du comité d’évaluation doit être confiée à une personne autre que le responsable de la mise en oeuvre de l’action.
Qui ? Le comité d'évaluation est un compromis entre l'efficacité (du petit nombre de personnes) et la représentativité de tous les acteurs, y compris les bénéficiaires. Cinq à sept personnes est un bon nombre, en veillant à ce que les principaux groupes d'acteurs soient représentés.
Quel rôle ? Le comité d'évaluation choisit le type d’évaluation et est responsable de l'organisation de l'évaluation, mais ce ne sont pas obligatoirement ses membres qui en assureront la réalisation concrète. La réalisation (notamment le recueil des données par enquête) peut être effectuée par des membres de l’équipe, ou par des personnes extérieures (partenaires, stagiaire) sous la direction du comité d’évaluation. En fin d’évaluation, le comité tire les conclusions et propositions.

QUELQUES RÈGLES DÉONTOLOGIQUES POUR LE COMITÉ D’ÉVALUATION
- Le comité est constitué à l’initiative de l’organisme qui met en oeuvre l’action
- Engagement de confidentialité des participants sur les travaux en cours
- Assiduité aux réunions pour garantir la continuité du travail
- Organisation du travail avec un ordre du jour et rédaction d’un compte rendu

4. CHOISIR UNE ÉVALUATION INTERNE, EXTERNE OU MIXTE
Trois types d’organisation de l’évaluation sont possibles, chacun avec son intérêt et ses limites :

1. Une évaluation interne est réalisée uniquement par les responsables de l’action.
Intérêt : elle s’appuie sur ceux qui connaissent le mieux l’action et qui perçoivent le mieux les problèmes rencontrés ; son coût financier est limité.
Limites : les acteurs internes risquent de manquer de recul et l’évaluation peut manquer d’objectivité ; sa qualité dépend des compétences méthodologiques des acteurs ; le temps de travail des acteurs ne doit pas être sous-estimé.

2. Une évaluation externe est réalisée par une/des personne(s) extérieures aux organismes ayant mis en oeuvre l’action.
Intérêt : elle apporte à la fois une distance par rapport à l’action, gage de neutralité, et une rigueur méthodologique.
Limites : elle a un coût et doit être prévue à l’avance ; il est parfois difficile de déterminer sur quels critères sélectionner un prestataire adapté.

3. Une évaluation mixte est la combinaison des deux : évaluation réalisée par les acteurs avec l’appui d’un organisme extérieur.
Intérêt : elle est un bon compromis entre coût et rigueur méthodologique.
Limites : la multiplicité des intervenants demande une bonne coordination dans la répartition des tâches.

LE PLUS TÔT EST LE MIEUX POUR SOLLICITER UN ÉVALUATEUR EXTERNE
Si l’évaluateur externe intervient seulement au moment de l'analyse des données, il y a deux risques : d'une part qu'il ne soit pas suffisamment imprégné de la démarche de l’action, et d'autre part qu'il ne puisse pas tirer grand-chose des données si les outils d’enquête ne sont pas adaptés aux analyses à faire et aux objectifs de l'évaluation. Si un évaluateur externe est requis, le cahier des charges mentionne le prix, les modalités contractuelles et de règlement. Il est aussi précisé à qui l'évaluateur rend compte, à qui appartiennent les données et les rapports produits, et comment ils seront utilisés (cf. étape 6).

Lire la suite...